Senin, 28 September 2009

Pengurusan Visa Schengen

Pengurusan visa merupakah hal yang paling mendebarkan dan melelahkan dalam melakukan persiapan perjalanan ke suatu negara. Bisa dibilang gampang-gampang susah, bisa juga susah-susah gampang. Ada yang berakhir dengan tawa, tapi tak jarang yang berakhir dengan air mata. Pengurusan visa berbeda antara satu negara dengan negara lain. Namun, hal yang terpenting dalam pengurusan visa adalah kelengkapan dokumen persyaratan visa. Apabila persyaratan kita lengkap, insyaAllah semuanya akan menjadi lebih mudah, dan begitu pula sebaliknya.

Saya ingin sharing pengalaman saya pertama kali mengurus sendiri visa Schengen. Sesuai dengan rencana perjalanan saya keliling Eropa, negara-negara yang ingin saya kunjungi adalah Jerman, Austria, Swiss, Italia, Perancis, dan Belanda. Untungnya, semua negara tersebut adalah termasuk dalam negara-negara Schengen. Jadi, kita hanya perlu mendapatkan visa Schengen untuk pergi ke semua negara tersebut. Karena tujuan pertama saya adalah ke Jerman, maka saya mengajukan visa Schengen ke kedubes Jerman di Jl. M.H. Tamrin No.1, Jakarta.

Persyaratan visa Schengen secara umum adalah sebagai berikut:
  1. Mengisi formulir permohonan visa Schengen (bisa di download di setiap website kedubes negara-negara Schengen di Indonesia. Untuk yang di Jerman bisa di sini: http://www.jakarta.diplo.de/Vertretung/jakarta/id/download/download__antrag__visa__kurz__idn,property=Daten.pdf )
  2. Paspor yang masih berlaku minimal 6 bulan;
  3. Dua (2) buah foto terbaru ukuran 3,5 cm x 4,5 cm, background putih atau abu-abu, dengan 80% tampak wajah (penting: aturan ini sangat ketat, jadi foto yang tidak sesuai aturan ini PASTI ditolak!);
  4. Fotokopi bukti booking tiket pesawat/ fotokopi tiket asli;
  5. Bukti booking hotel/hostel selama di negara Schengen;
  6. Fotokopi polis asuransi perjalanan (nilai pertanggungan minimal Euro 30.000);
  7. Fotokopi buku tabungan dan rekening koran tabungan 3 bulan terakhir (nilainya Euro 15 x lama tinggal untuk yang tinggal di tempat saudara, dan Euro 75 x masa tinggal untuk yang tinggal di hotel/hostel);
  8. Surat undangan dan financial statement dari yang mengundang di negara asal (apabila diundang); dan
  9. Surat sponsor dari kantor atau instansi tempat bekerja (jika diperlukan);

Biaya: Euro 60 (sekitar Rp 850 ribu), dibayar dengan rupiah.

Waktu pengurusan visa: Senin-Kamis Pk. 07-30-11.00 WIB, Jumat Pk. 07.30 - 10.30 WIB

Waktu pengambilan visa yang telah jadi: Senin-Jumat Pk. 13.00-14.00 WIB

MEMASUKKAN APLIKASI VISA

Saya mengajukan aplikasi visa Schengen ke kedubes Jerman pada 10 September 2009 dengan membawa dokumen-dokumen diatas (kecuali no.8). Perlu diingat bahwa walaupun pendaftaran dimulai pukul 07.30 dan saya datang tepat waktu, ternyata saya harus mengantri dalam barisan yang cukup panjang (saya antrian ke-30 pada jam itu). Saya tidak bisa membayangkan apabila saya datang lebih dari jam 07.30, bisa jadi saya dapat antrian nomor 60-an keatas.

Sebelum masuk ke ruang tunggu, saya disuruh untuk melewati metal detector, menon-aktifkan handphone dan laptop, dan melepas semua benda yang mengandung metal seperti jam dan kunci. Petugas yang memeriksa ada 3 (tiga) orang, yakni 1 cowok bule Jerman tinggi besar, 1 cowok WNA berkumis tipis, dan 1 cewek WNA yang tomboy abis (cocok jadi satpam..hehehe). Jangan harap mereka akan bermuka manis dan ramah, mereka malah akan selalu memasang muka serius dan berhari-hati (baca: curigaan), bahkan cenderung keras secara verbal. Laptop dan handphone pasti akan disita sementara, disimpan di box, dan kita diberi kuncinya untuk kita ambil lagi setelah selesai memasukkan aplikasi visa.

Ruang tunggunya dibuat sederhana, dengan pendingin hanya berupa beberapa kipas angin yang dipasang di atap, dan tersedia air mineral apabila kita haus. Saat itu, saya kira handphone tidak akan disita, jadi saya tidak membawa bahan bacaan seperti buku atau majalah. Harus menunggu antrian selama 2 jam dan boringnya setengah mati! Jadi, saran saya, kalau pergi mengurus visa, jangan lupa bawalah bahan bacaan sebagai teman menunggu antrian!

Setelah menunggu 2 jam, akhirnya tibalah giliran saya. Semua dokumen saya serahkan kepada petugas. Setelah diperiksa kelengkapannya, waktunya wawancara! Saya diminta untuk menjawab beberapa pertanyaan. Agar lebih mudah dan tidak beribet, hal yang paling penting pada waktu wawancara adalah meyakinkan pewawancara bahwa kita hanya pergi di satu negara Schengen saja, walaupun sebenarnya kita berencana untuk pergi ke beberapa negara, karena apabila visa Schengen sudah keluar, kita bebas untuk pergi ke negara mana saja kok. Carilah hostel atau hotel yang bisa di-book via online dan tidak perlu membayar fee kalau kita cancel. Waktu itu saya booking kamar di Hostel Alex30 di Stuttgart karena bebas biaya cancellation dan saya sampaikan ke petugas yang mewawancara saya bahwa saya hanya ingin pergi ke Stuttgart.

Untuk surat sponsorship, sebenarnya ini tidak harus ada. Yang penting di buku tabungan kita ada uang yang nilainya:

  • Euro 15 x lama tinggal untuk yang tinggal di tempat saudara
  • Euro 75 x masa tinggal untuk yang tinggal di hotel/hostel.

Jadi kalau ingin jalan-jalan ke Eropa selama 20 hari, ya siapin aja uang sebesar Euro 75 x 20 hari = Euro 1500 di tabungan. Karena kita diminta untuk memberikan fotokopi tabungan selama 3 bulan terakhir, perlu diingat bahwa walaupun kita punya uang sejumlah itu (misalkan pinjam saudara Rp 30 juta hanya untuk syarat visa, dan setelah itu dikembalikan), jangan sampai tiba-tiba tabungan yang biasanya cuma Rp 1-3 juta, mendadak menjadi Rp 30 juta di bulan terakhir sebelum mengajukan aplikasi. Petugas bisa curiga kalau seperti ini dan akibatnya bisa ditolak permohonan apliaksi kita.

Setelah selesai wawancara, petugas kedutaan memberikan bukti pembayaran biaya visa dan nomor urut dan tanggal pengambilan visa. Jangka waktu pengeluaran visa berbeda dari kedutaan negara Schengen satu dengan yang lain. Untuk Jerman, jangka waktunya adalah 10 hari kerja, dan setahu saya kedubes Jerman ini adalah yang paling cepat memproses visa dibanding kedubes negara Schengen lainnya yang rata-rata jangka waktunya adalah 3-4 minggu. Sebelum meninggalkan ruang pendaftaran, jangan lupa untuk mengecek kembali nama lengkap, masa berlaku visa yang kita ajukan, dan nomor paspor kita yang akan dicantumkan dalam visa Schengen. Gak lucu kan kalau misalnya kita minta visa untuk tanggal 1 - 20 Oktober 2009, tapi di visanya tertulis 1 - 20 November 2009. Bisa-bisa kita tidak jadi berangkat!

Secara total, waktu pengurusan aplikasi visa yang saya lakukan adalah dari jam 07.30 - 11.30 WIB, atau sekitar 4 jam. Cukup lama memang, tapi kita memang harus meluangkan waktu yang cukup untuk mengurus visa sendiri. Itulah sebabnya mengapa banyak orang yang memilih untuk membayar travel agent untuk menguruskan visa karena tidak sabar dalam melalui prosesnya. Tapi, menurut saya, kalau kita tidak mengurus sendiri, kita tidak akan mengalami suka dukanya pengurusan visa. Dan itu pengalaman yang berharga dan sayang kalau dilewatkan!!!

PENGAMBILAN VISA YANG SUDAH JADI

Untuk pengambilan visa yang sudah jadi, kita bisa melakukannya sendiri atau mewakilkan kepada orang lain tanpa harus membuat surat kuasa. Cukup dengan membawa bukti pembayaran dan nomor urut dan tanggal pengambilan visa. Pengambilan visa hanya bisa dilakukan pada hari Senin-Jumat jam 13.00-14.00 WIB. Dan perlu diingat, walaupun pintu pengambilan visa baru dibuka pukul 13.00, tapi sering kali antrian sudah ada sejak pukul 12.30.

Sesuai jadwal, visa saya sebenarnya telah keluar pada 23 September 2009, tapi karena saya pulang mudik, maka pengambilan visa baru saya lakukan pada hari Senin, 28 September 2009. Saya memilih untuk datang ke kedubes Jerman pukul 12.45 dan benar saja, saya harus antri di urutan ke-21! Setelah mengantri sekitar 1 jam, akhirnya visa yang saya ajukan dikabulkan oleh kedubes Jerman, dan rencana saya keliling Eropa insyaAllah terwujud! Alhamdulillah...

Sekarang tinggal menentukan jadwal perjalanan selama di Eropa. Akhirnya....

Salam

Anom Sigit

Persiapan Perjalanan Keliling Eropa

Eropa? Sebuah benua yang hampir sebagian besar orang ingin pergi kesana. Tak terkecuali saya. Pergi ke Eropa adalah salah satu impian saya sejak saya kuliah. Alhamdulillah saya bisa mewujudkan impian saya ini pada tahun 2009 ini.

Persiapan perjalanan keliling Eropa yang paling penting dan langkah pertama adalah menentukan budget. Besarnya biaya perjalanan, akomodasi, transportasi, dan makan adalah momok utama yang sering mengubur hidup-hidup impian seseorang untuk pergi ke Eropa. Solusi utama untuk masalah ini adalah dengan melakukan perencanaan yang tepat dan rasional. Dan senjata yang paling ampuh untuk melakukan perencanaan yang baik adalah makhluk bernama internet. Melalui internet, semua informasi bisa kita dapatkan, dan tentu saja banyak sekali sumber yang bisa dijadikan referensi untuk melakukan perjalanan ke Eropa dengan hemat (baca: budget mepet). Saya sendiri sangat berterima kasih sekali kepada Mbah Google yang sering saya mintai informasi mengenai tips dan tricks bagaimana merencanakan perjalanan yang hemat. Hehehe...

Saya merencanakan perjalanan ke Eropa pada tanggal 28 Oktober - 14 November 2009, dengan kota tujuan ke beberapa negara, yakni Jerman, Swiss, Perancis, Austria, Italia, dan Belanda. Kota-kota yang ingin saya kunjungi adalah Stuttgart, Zurich, Vienna, Roma, Paris, dan Amsterdam. Budget yang saya anggarkan untuk rencana perjalanan saya ini awalnya adalah sebesar USD 2000, atau sekitar Rp 20 juta pada saat tulisan ini dibuat. Tapi, dengan rencana pergi ke beberapa negara itu, rasanya anggaran sebesar itu belum mencukupi. Akhirnya, dengan sangat berberat hati, saya menganggarkan lagi sekitar Rp 5-10 juta sebagai tambahan. Jadi, dalam kalkulasi saya, budget yang proporsional untuk rencana saya adalah sekitar Rp 25-30 juta. Awalnya saya agak sayang untuk mengeluarkan uang sebesar itu, tapi setelah saya pikir2 lagi, mungkin inilah kesempatan terbaik untuk bisa mewujudkan impian saya. Belum tentu di kemudian hari, khususnya apabila saya sudah berkeluarga nantinya, saya akan memiliki kesempatan dan (paling penting) ambisi untuk pergi kesana.

Langkah kedua adalah dengan mencari tiket pesawat yang murah. Untuk tujuan Eropa, ada banyak maskapai yang memberikan harga yang murah, khususnya maskapai negara-negara Timur Tengah seperti Emirates, Etihad Airways, Qatar Airways, dan Kuwait Airways, terlebih apabila sedang low season (bulan Oktober-November). Tapi kadang kala, maskapai yang terkenal glamor seperti Singapore Airlines atau Cathay Pasific suka memberikan harga yang murah, tentunya kursinya sangat terbatas dan sangat jarang sekali. Setelah saya melakukan research di internet, maskapai yang memberikan harga paling murah untuk perjalanan saya adalah Qatar Airways, yakni sebesar USD 748 atau sekitar Rp 7,5 juta. Harga segini terhitung murah karena biasanya rata-rata harga tiket ke Eropa adalah sekitar Rp 10 juta-an ke atas.

Langkah ketiga adalah membeli asuransi perjalanan. Ada banyak perusahaan asuransi yang ada di Indonesia yang menyediakan produk asuransi perjalanan, misalnya AXA, ACA, AIA, dll. Hal yang paling penting dalam memilih asuransi perjalanan adalah nilai pertanggungan serta jaringan pelayanannya di Eropa. Nilai pertanggungan minimal sebagai persyaratan visa adalah sebesar Euro 30.000 dan perusahan asuransi perjalanan yang baik adalah yang telah terbukti memiliki jaringan pelayanan yang luas di Eropa. Saya sendiri memilih asuransi perjalanan ACA dengan harga USD 40 atau sekitar Rp 400 ribu.

Langkah keempat adalah mengurus visa. Pengurusan visa ini adalah sangat vital, karena apabila permohonan visa kita ditolak, maka semua rencana kita ke Eropa akan musnah! Hehehe... Sekali lagi, amat sangat super luar biasa penting sekali untuk mencari informasi di internet tentang persyaratan visa dan pengalaman orang-orang yang telah melakukan pengurusan visa. Saya akan menuliskan pengalaman saya mengurus visa dalam tulisan yang terpisah.

Langkah terakhir adalah menentukan perlengkapan, rute perjalanan, transportasi, dan akomodasi selama di Eropa. Memang ada baiknya hal ini dilakukan jauh-jauh hari, tapi itu semua tidak akan berguna apabila visa kita ditolak. Setelah visa keluar, kita baru punya kepastian bahwa kita benar-benar akan pergi ke Eropa. Jadi yang terbaik adalah merencakan perlengakapan, rute perjalanan, transportasi, dan akomodasi selama di Eropa yang matang sambil menunggu visa keluar, dan segera meng-confirm rencana yang telah kita buat itu. Bahasan yang lebih rinci mengenai hal ini akan saya sampaikan dalam tulisan yang terpisah.

Semoga tulisan ini bisa membantu temen-temen yang ingin melakukan perjalanan ke Eropa.

Salam
Anom Sigit